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LIFE LITERACY

エンジニアの生活の質を向上させる方法について整理中

GTDの基本フローとおすすめiPhoneアプリ

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全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

GTDは、初心者が気軽に取り組むには少々難解なものである。しかしGTDはポイントを抑えて利用すれば、完璧に実践できなくても生産性向上に大きく寄与してくれる。

GTDの基本フローは、

・収集
・処理
・整理
・レビュー
・実行

からなる。それぞれのステップの目的と、実施すべきことを具体的なサンプルと共に紹介するので、うまく自分のタスクに置き換えて実践して見て欲しい。 また、併せて lifeliteracy.hatenablog.com も見ることをおすすめする。

収集

「気になること」すべてを1箇所に「収集」する。

収集の目的は、気になっていることをすべて一箇所に集めることで頭の中をすっきりとさせることである。 例えば、

・開発プロジェクトを立ち上げる
・妻に誕生日プレゼントを買う
・子どもをTDRに連れていく
・おむつを買いにいく

といった気になることをすべてInboxに集めよう。Inboxは物理的なものでも良いし、ツールでも構わない。ただし、ツールを利用するときは、机の上に散らばっている書類の束を片付けるといったタスクをツールにまとめるようにしよう。そうしないと、机の上を見るたびにもやもやした気持ちになってしまい、GTDの効果を発揮させることができない。

処理

それぞれの意味と何をすべきかを明らかにする「処理」を行なう。

処理の一番の目的は、収集で集めたものについて次にとるべき具体的な行動を決定することである。 収集で集めたものひとつひとつに対して以下の質問を投げかけてどうすべきかを決定していく。

(1) これは何か?
(2) 行動を起こすべきか?
  Noの場合 -> ゴミ箱、「いつかやる/多分やる」リスト、「資料フォルダ」
(3) 次にとるべき行動は1つ?
  Noの場合 -> 「プロジェクトリスト」
(4) 2分以内でできる?
  Yesの場合 -> いまやろう!
(5) 自分でやるべき?
  Noの場合 -> 「連絡待ち」リスト
(6) 特定の日付にやるべき?
  Yesの場合 -> カレンダー
  Noの場合  -> 「次にとるべき行動」のリスト

例えば、「開発プロジェクトを立ち上げる」はプロジェクトリストに分類され、「プロジェクト立ち上げ経験者にヒアリングを行う」が次にとるべき行動としてあるかもしれない。また、子どもをTDRに連れていくは「カレンダー」に分類してもいいし、次にとるべき行動として「妻と日程を相談する」でもよいだろう。

ここで重要なのは、まずは次にとるべき具体的な行動が存在しないかどうか検討することである。すべて「いつかやる/多分やる」として次にとるべき具体的な行動を決めなければ、いつまでたっても頭の中はすっきりしないままだろう。

整理

「処理」したものを整理するツールや場所を用意する

整理の目的は、処理したものが適切なツールや場所に管理された状態にすることである。 処理した結果、

* 次に取るべき行動リスト
* ゴミ箱
* いつかやる/多分やるリスト
* 資料フォルダ
* プロジェクトリスト
* カレンダー
* 連絡待ちリスト
* いまやろう(2分でできること)

といった分類ができあがる。「いまやろう」以外は適切なツールや場所で管理する必要がある。GTD覚えたての頃は、メモ帳などでも構わないがすぐに管理しきれなくなるので、なんらかの電子的なツールを利用すべきだろう。

僕は初心者にはThingsやEvernoteをおすすめしている

Things

Things

  • Cultured Code GmbH & Co. KG
  • 仕事効率化
  • ¥1,200
Evernote

Evernote

Thingsの具体的な使い方は別記事にまとめたいと思うが、初心者でも直感的に使いやすいので是非利用してみることをおすすめする。Evernoteはただのメモ帳ではあるが、無料であるしPCデータとの同期もできるので最初はこちらでも構わないだろう。

レビュー

行動の選択肢を「レビュー」する

レビューの目的は、整理したものを定期的に見直すことで次にとるべき具体的な行動を決定することである。処理する対象がInboxの中にあるか、整理した物の中にあるかの違いと考えても良いかもしれない。 例えば、「開発プロジェクトを立ち上げる」の次にとるべき具体的な行動として、過去の企画書を集めて熟読する、を思いつくかもしれない。

僕は、iPhoneで情報を管理しているので電車の中などで定期的に見直している。また週に一回はまとまった時間をとってじっくりと見直すようにしている。

実行

選んだ行動を「実行」する。

「実行」のフェーズでは、「次にとるべき行動」や「カレンダー」に入れたことを実行することになる。しかし、GTDに慣れていない時は、「次にとるべき行動」で定めたことと、実際の「実行」が異なることがでてくるだろう。つまり、実行する時になんらかの判断を加えて、実行しているということになる。

「処理・整理・レビュー」がやりきれていなかった可能性があるため、なぜその差分が生じてしまったか確認して、次に活かすことが重要である。

おわりに

次のGTD関連記事では、ThingsでのGTD実践方法について紹介する予定である。