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LIFE LITERACY

エンジニアの生活の質を向上させる方法について整理中

GTDのやり方: 抑えるべき4つのポイント

仕事効率化 仕事効率化-GTD
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僕は、GTDを始めて4年経つが、いまだに使いこなせているという実感はない。しかし、使いこなせていなくても、GTDを利用しているときと、そうできないときでは、生産性に大きな違いが出てくる。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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GTDは完璧に実践するには、ハードルが高いため、書籍を読むだけで、満足してしまいがちだが、ポイントを抑えてGTDを活用すれば必ず生産性向上に寄与してくれるだろう。 本記事では、GTDという手法の各ステップについて、最低限押さえるべきポイントについて紹介する。

1. 収集:物理的なものを優先的に収集する

「気になること」すべてを1箇所に「収集」する。

収集のフェーズでは、とにかく気になることをすべてかき集めて、一箇所に集める。その際に、頭の中はもちろん、物理的なもの(散らかった机の上や引き出しの中身など)も一箇所に集めることが何よりも重要である

僕が、最初GTDを実施したときは、頭の中で気にかかっていることをThingsOmnifocusのInboxに投入しただけで、GTDを実践できていると思っていた。

しかし、いつもすっきりした気分とならずもやもやした気分が残っていた。それはなぜかというと、物理的なものを一切収集していなかったからである。 頭の中になんとなく残っているものよりも、実際に目に見える机の上などを、まずは優先的に収集するのがポイントである。

2. 処理:何をすべきか判断できないものを「いつかやる/多分やるリスト」に入れない

それぞれの意味と何をすべきかを明らかにする「処理」を行なう。

処理のフェーズでは、収集したものに対して、何をすべきか判断をして、

・次に取るべき行動リスト
・ゴミ箱
・いつかやる/多分やるリスト
・資料フォルダ
・プロジェクトリスト
・カレンダー
・「連絡待ち」リスト
・今やろう!

などに分類する。ここで、重要なのは何をすべきか判断できないものを「いつかやる/多分やるリスト」に入れないことである。判断できないものに関しては、保留するのではなく、何をすべきか検討するという次に取るべき行動として処理すべきだろう。

3. レビュー:どんなに時間がなくてもレビューは必ず実施する

行動の選択肢を「レビュー」する

「処理」後に「整理」した結果を定期的にレビューつまり見直しをする。この作業は絶対に外せないので、やるしかない。僕は、日次レビューでは、軽く見直すだけにしているが、週次レビューでは「処理」で何をすべきか判断した結果が本当に正しかったのか?というところまで踏み込んで見直すことにしている。

4. 実行:「次にとるべき行動」と「実行したこと」の差分を確認する

選んだ行動を「実行」する。

「実行」のフェーズでは、「次にとるべき行動」や「カレンダー」に入れたことを実行することになる。しかし、GTDに慣れていない時は、「次にとるべき行動」で定めたことと、実際の「実行」が異なることがでてくるだろう。つまり、実行する時になんらかの判断を加えて、実行しているということになる。

「処理・整理・レビュー」がやりきれていなかった可能性があるため、なぜその差分が生じてしまったか確認して、次に活かすことが重要である。

おわりに

冒頭に書いたとおり、僕もまだまだGTDを学んでいる途中である。今後も定期的にGTDについては整理してまとめていきたいと思う。